Nachdem so manche Formalie bereits mehrere Jahre vor Ausstellungsbeginn geklärt wurde, begann die heiße Phase der vielbeachteten Ausstellung „Monet und die Geburt des Impressionismus“ bei den Aufbauarbeiten der Schau: Über 100 Werke unter anderem aus Amsterdam, Chicago, Paris, St. Petersburg und Madrid trafen fast zeitgleich kurz vor Ausstellungsbeginn ein und wurden innerhalb von zwei Wochen in der Ausstellung installiert.

Frühzeitige Planung ist alles

Um hier einen reibungslosen Ablauf bestmöglich vorzubereiten, wurde etwa drei bis vier Monate zuvor eine Kunstspedition mit der Planung der Transporte, den Zollformalitäten und der Koordination der Kurierreisen beauftragt. Bei den internationalen Transporten erfolgte die Organisation über Agenten der Spedition in den jeweiligen Leihgeberländern. Je weiter die bevorstehende Reise des Kunstwerks, umso schwieriger gestalteten sich die konkreten Absprachen: Bei einer Zeitverschiebung von mehr als acht Stunden waren kurzfristige Vereinbarungen und Nachfragen oft nicht möglich. Kompliziert wurde es etwa bei Leihgebern, deren Werke sich an der Westküste der USA befinden: Zwischen der Städel-Anfrage und der entsprechenden Antwort lagen mindestens 24 Stunden. Das erforderte oft Spontaneität in Momenten, in denen Flexibilität eigentlich nicht möglich war.

Unverhofft kommt oft

Bei der komplexen Planung der vielen Transporte nach Frankfurt ergab sich zum Glück in einigen Fällen die Möglichkeit für Kombinationstransporte. So konnte das Städel die Leihgabe „Boulevard des Capucines“ aus Kansas im Januar aus Frankreich holen, da das Gemälde zuvor in einer Ausstellung in Paris präsentiert wurde. Bei dieser Gelegenheit wurden gleich weitere Leihgaben aus Paris abgeholt, so dass sich mit einem Transport mehrere Gemälde auf den Weg nach Frankfurt begeben konnten – und neben Geld vor allem auch wertvolle Zeit eingespart wurde.

Klimakisten für die Kunst

In den meisten Fällen bestehen die Leihgeber, besonders für hochkarätige Werke, auf spezielle „Hightech“-Kisten, die vorklimatisiert werden und ein bestimmtes Ausgangsklima für die Zeitspanne des Transports stabil halten können. Das heißt im Umkehrschluss aber auch, dass die meisten Kunstwerke erst 24 Stunden nach Anlieferung ausgepackt werden dürfen, weil sie sich erst in dem Raum akklimatisieren müssen, in dem sie dann an die Wand gebracht werden sollen.

Der Zeitplan zur Installation der Kunstwerke war auf sieben Tage beschränkt – und das waren in diesem Fall schon zwei Tage mehr als gewöhnlich. Neben den Kurierreisen, den Abholungen und den konkreten Anlieferungsterminen musste also auch das Auspacken genau getaktet werden. Mit einem detaillierten Installationsplan wurde genau festgelegt, welche Exponate wann ausgepackt werden, ob diese durch einen Kurier begleitet werden und falls ja, für wann genau dieser ins Städel bestellt wird. Aber: Warum dürfen manche Werke nur mit Kurier reisen und andere auch ohne? Die Fragilität, die Höhe des Wertes und auch die Reisedistanz sind die ausschlaggebenden Kriterien dafür, ob ein Kurier die Leihgabe begleitet oder nicht. Zum Aufbau der Monet-Ausstellung schickten mehr als zwei Drittel der Leihgeber ihre Vertreter gemeinsam mit dem Werk ans Städel.

Erstens kommt es anders, und zweitens, als man denkt

Von Fall zu Fall war es bei diesem Ausstellungsprojekt schwierig, im Vorfeld Rahmenmaße in Erfahrung zu bringen, um überhaupt erst einmal die erforderlichen Transportkisten bauen zu können. Bei einem Leihgeber stellte sich kurz vor der Transportplanung heraus, dass die Leihgabe nicht an dem Ort abgeholt werden muss, wo der Leihgeber ansässig ist, sondern sich ganz woanders befand.

Wenn ein gänzlich neuer Abholort hinzukommt, bringt das mitunter Probleme mit sich, denn das bedeutet, dass ein komplett neuer Transport geplant werden muss, der finanziell und terminlich eine große Herausforderung darstellen kann. Innerhalb Deutschlands lässt sich vieles kombinieren, in Ländern wie den USA, aus denen die Kunstwerke den größten Teil der Strecke per Flugzeug zurücklegen, kommt in diesen Fällen hingegen neben einem neuen Abholort auch ein neuer Flughafen sowie die dortige Anlieferung und Überwachung hinzu.

Trotz noch so genauer Planung im Vorfeld, wie die Abklärung der rechtlichen Bedingungen von Kunsttransporten,  die genaue Taktung von Liefer- und Installationsterminen sowie des Ausstellungsaufbaus, erfordert der Transport und Aufbau von Kunstwerken so letzten Endes doch ein hohes Maß an Flexibilität und den Umgang mit unerwarteten Entwicklungen. Am Ende, wenn alle Werke an ihrem vorgesehenen Platz sind, ahnen die Besucher nichts von den spannenden Tagen zuvor – und die Mitarbeiter des Ausstellungsdienstes können wissend lächelnd durch die fertigen Gänge schreiten.