Gemeinsam mit den fünf Mitarbeitern ihrer Abteilung sorgt Katja Hilbig, die seit 2001 im Städel Museum tätig ist, dafür, dass bei Sonderausstellungen alle Werke an den vorgesehenen Stellen zur richtigen Zeit gehangen oder platziert werden, Kunsttransporte in alle Welt reibungslos verlaufen und bei Ankäufen von Arbeiten auch das Vertragswerk wasserfest ist. Ein Beruf also, der ganz unterschiedliche Tätigkeiten vereint: Katja Hilbig prüft juristische Verträge, sie organisiert gemeinsam mit Kuratoren, dem Direktor, der Verwaltung und Kollegen anderer Museen neue Projekte und Sonderausstellungen, auf der anderen Seite ist sie mit vor Ort, wenn die Ausstellungsarchitektur errichtet wird, Bilder ausgepackt und in der Ausstellung gehangen werden und der millimetergenaue Blick gefragt ist. Dabei achtet sie stets darauf, dass sowohl die Sicherheitsbestimmungen als auch ästhetische Fragen berücksichtigt werden.

Bis zu vier Jahre Vorlauf

„Die Mitarbeiter des Ausstellungsdienstes sind eigentlich immer die ersten im Haus, die an einem Projekt oder einer Sonderausstellung zu arbeiten beginnen“, erzählt Hilbig. Wie viel Raum für die Schau benötigt wird, welches Budget zur Verfügung steht und viele weitere Grundsatzfragen stehen am Anfang der Planung, die sie gemeinsam mit dem Direktor, der Geschäftsführung und den Kuratoren des jeweiligen Projekts bespricht. Diese ersten Planungen können deswegen auch schon mal vier Jahre vor dem eigentlichen Eröffnungstermin beginnen. „Ein Jahr Vorlauf ist jedoch auf jeden Fall das Mindeste an Vorbereitungszeit.“

Jonglieren mit vielen Bällen

Die Vielfältigkeit ihrer Arbeit und die aufwändigen Vorbereitungen, oftmals verbunden mit komplexen Verhandlungen mit unterschiedliche Vertragspartnern macht den Reiz ihrer Tätigkeit aus: „Ich jongliere mit sehr vielen Bällen, die gleichzeitig in der Luft sind. Wichtig ist dabei, ein gutes Nervenkostüm und auch keine Angst zu haben, dass einer der Bälle einmal aus dem Takt gerät.“ Zu den bisher größten Herausforderungen ihrer Arbeit zählt sie die Planung und Umsetzung des Städel Erweiterungsbaus. „Während der rund dreijährigen Bauphase gab es über 11.000 Bildbewegungen“, erzählt die 42-Jährige. Diese logistisch zu meistern – und dabei nie die hohen Sicherheitsanforderungen des Museums aus dem Blick zu lassen – war ein hochkomplexer Prozess: Interimsdepots wurden geschaffen, die jeweils benötigten Klimaanforderungen mussten stets gewährleistet werden, 1.200 Werke wurden neu in die Sammlung integriert und gleichzeitig waren 100 Meisterwerke des Städel Museums weltweit auf Ausstellungstournee. „Unsere Abteilung arbeitet immer mit allen gemeinsam“, sagt die gebürtige Frankfurterin, „dabei halten wir oftmals die ganz verschiedenen Fäden der einzelnen Projekte zusammen.“

Keine Standardlösung

Eine Standardvorgehensweise oder -lösung gibt es für die vielen verschiedenen Anfragen dabei nicht. Im Gegenteil: „Es gibt immer wechselnde Lösungen für immer wieder unterschiedliche Anforderungen“, sagt die Allrounderin Hilbig, die Politikwissenschaften und Jura studierte, aber schon während des Studiums im kulturellen Bereich unter anderem in einer Galerie tätig war und nach Stationen als Produktionsleiterin am Theater und als Assistentin des Direktors der Schirn Kunsthalle schließlich 2001 ins Städel kam. „Jedes Werk möchte individuell behandelt werden. Allein der Transport von Anselm Kiefers tonnenschwerem Werk „Heereszüge Alexanders des Großen“ hat uns – und eine 8-köpfige Spezialeinheit der Transportfirma Schenker – zwei millimetergenaue Tage in Bann gehalten.“